معاونت اسناد علمی و امور کتابخانه ها

معرفی معاونت اسناد علمی و امور کتابخانه‌ها

معاونت اسناد و امور‌کتابخانه‌ها زیر نظر مستقیم رئیس پژوهشگاه و شبکه آزمایشگاهی دانشگاه می‌باشد. شامل اداره کل‌های امور پژوهشی و اسناد علمی و اداره کل امور کتابخانه‌ها و انتشارات علمی، مجلات و اداره علم سنجی و تامین منابع الکترونیک می‌باشد که در راستای اهداف و برنامه‌های کلان پژوهشی دانشگاه به برنامه‌ریزی، نظارت وارزیابی فعالیتهای پژوهشی و تجزیه و تحلیل آن‌ها در واحد‌های صف و ستاد می‌پردازد. سیاست‌گذاری و برنامه‌ریزی برای ارتقا و توانمند‌سازی امور پژوهشی در واحد‌ها، مدیریت فرایند‌های پژوهشی، مستند‌سازی و ارزیابی عملکرد واحدها و نظارت بر اجرای سیاست‌ها و برنامه‌های‌ دانشگاه به منظور تحقق بهتر اهداف پیش‌بینی شده از فعالیت‌های این معاونت می باشد.

 

 

 

  • اداره کل امور کتابخانه‌ها، مجلات، انتشارات علمی و علم‌سنجی
    • سیاست گذاری، برنامه ریزی و نظارت بر حسن اجرای کلیه امور مربوط به ادارات زیر مجموعه
  • توسعه همکاری برون سازمانی در راستای اهداف دانشگاه
  • کنترل و نظارت بر فرآیندهای امور مرتبط
  • نظارت بر ارزشیابی، علم‌سنجی و رتبه‌بندی واحدها
  • ایجاد ارتباطات برون سازمانی در حوزه های ذی‌ربط
  • ایجاد بستر لازم در نمایه سازی دستاوردهای پژوهشی دانشگاه
  • مذاکره، معرفی، بررسی و تعیین ناشران و منابع علمی بین المللی با در نظر گرفتن صرفه و صلاح دانشگاه
  • تعیین اولویت های پژوهشی در قالب برنامه‌های میان مدت و بلند مدت
  • نظارت بر تدوین آیین نامه‌‌ها وبخشنامه‌ها براساس اهداف سند چشم‌انداز و برنامه ‌های توسعه‌‌ای کشور و نقش جامع علمی کشور
  • شناسایی و تعریف موضوعات اولویت‌دار و برنامه‌های علمی پژوهشی مشترک و برنامه‌ریزی جهت ارتقای دانشگاه و جامعه
  • برنامه‌ریزی، سیاست گذاری و اجرای برنامه ‌های توسعه‌ای به منظور ارتقای رتبه دانشگاه در مجامع بین المللی و پایگاه‌های معتبر رده بندی

شرح وظایف اداره کل امور پژوهشی و اسناد علمی

  • اجرای سیاست ها و خط مشی‌های کلی دانشگاه در زمینه امور پژوهشی و اسناد علمی
  • شرکت در جلسات شورای پژوهشگاه دانشگاه و تسلیم ‏نظرها و پیشنهادهای اصلاحى به مقامات در خصوص مسایل مورد بررسی
  • توسعه ظرفیتها و تقویت پتانسیل‌‌‌های دانشگاه در حوزه امور پژوهشی و اسناد علمی
  • نظارت بر فعالیت ادارات تابعه و ایجاد هماهنگی‌های لازم درون بخشی و برون بخشی در امور پژوهشی و اسناد علمی
  • تدوین و ابلاغ آیین نامه‌های برگزاری همایشها و کنگره‌‌ها در سطوح منطقه‌ای، ملی و بین‌المللی
  • برنامه‌ریزی و هدایت برگزاری همایشها و کنفرانسها در راستای نظام پایش آزاد و با محوریت موضوعات اولویت دار
  • انجام مطالعات لازم در خصوص ارزشیابی فعالیتهای پژوهشی سالانه دانشگاه در حوزه اسناد علمی
  • تدوین و به روز رسانی آیین‌نامه‌ها و شیوه‌نامه‌های مربوط به پژوهانه اعضای هیات علمی
  • مدیریت و نظارت بر ارزیابی مقالات و مستندات علمی
  • بررسی و بروزرسانی شیوه‌نامه ارزیابی و تشویق مقالات علمی منطبق با استانداردهای روز و همگام با اهداف و سیاست‌های کلان دانشگاه
  • شرح وظایف اداره مجلات علمی
  • نیازسنجی و بررسی سخت‌افزار و سامانه انتشار مجلات
  • مدیر راهبری و بروزرسانی سامانه ارزیابی مجلات دانشگاه
  • مدیریت و راهبری سامانه مدیریت نشریات دانشگاه
  • مدیریت و نظارت بر عملکرد اداره مجلات دانشگاه
  • برنامه ریزی برای توسعه، ارتقا و نظارت بر مجلات
  • نظارت و پایش عملکرد اداره مجلات و پرسنل زیر مجموعه
  • تدوین برنامه های راهبردی بر اساس سیاست‌های کلان دانشگاه
  • تهیه شاخص های ارزیابی مجلات
  • انجام ارزیابی‌های دوره ای، سنجش مجلات
  • برگزاری، شرکت در کمیسیون و جلسات مرتبط با مجلات
  • بررسی درخواست راه اندازی مجله جدید
  • به روزرسانی آیین‌‌نامه‌ها، بخشنامه‌ها و دستور‌العمل‌های مربوط به اداره مجلات
  • توضیح وتبیین آیین‌نامه‌ها و بخشنامه‌ها برای مراجعین و مشاوره دست‌اندرکاران مجلات برای ارتقای جایگاه مجلات‌
  • بررسی مدارک و اسناد ارسالی از سوی معاونت‌های موضوعی به منظور اخذ مجوز انتشار و بررسی مدارک ارکان مجله (مدیرمسئول، سردبیر اعضای هیات تحریریه و مدیر داخلی‌‌) و طرح در کمیسیون انتشارات علمی شورای عالی پژوهش‌
  • بازدید از دفاتر مجلات جهت بررسی وضعیت دفاتر، نحوه داوری‌ها پرداخت هزینه‌ها، امکانات نرم‌افزاری و سخت افزاری‌
  • ثبت اطلاعات مجلات تازه مجوز گرفته در سیستم و تایید کاربر معرفی شده از طرف مجله و تعریف رمز و نام کاربری برای مجلات
  • بارگذاری نتایج ارزیابی در سامانه ارزیابی نشریات
  • رصد وضعیت مجلات در پایگاه وزارتین وسایر سامانه های علم سنجی مرتبط
  • تهیه مکاتبات مرتبط با اداره مجلات تهیه مکاتبات لازم با وزارت عتف
  • تهیه مکاتبات لازم با وزارت عتف از جمله معرفی مجلات
  • ارائه گزارش و آمارهای دوره ای
  • شرح وظایف اداره امور کتابخانه‌ها و انتشارات علمی

الف- کتابخانه‌ها

  • تدوین و تنظیم آیین‌نامه‌های مربوط به کتابخانه‌ها؛
  • تهیه برنامه‌های توسعه‌ای برای کتابخانه؛
  • تدوین و تنظیم آیین‌نامه‌های مربوط به کتابخانه‌ها؛
  • نظارت بر امور اجرائی و کیفی کتابخانه مرکزی و دانشکده‌ای در واحد‌های دانشگاهی؛
  • ارائه راهکارهای مناسب برای توسعه، تجهیز، به روزکردن و بهبود امور کتابخانه‌ها؛
  • مدیریت شرکت در نمایشگاه بین‌المللی کتاب تهران به منظور تامین منابع مورد نیاز؛
  • صدور مجوز برای واحد‌های دانشگاهی در جهت تامین منابع؛
  • هماهنگی برای برگزاری هفته کتاب در واحد‌های دانشگاهی و موارد مربوط به کتابخانه‌ها؛
  • بررسی خرید کتب‌ تخصصی و مرجع لاتین و فارسی واحدها‌ی دانشگاهی (از طریق ارائه مدارک و مستندات خرید منابع از سوی واحد و صدور مجوز؛
  • بررسی اسناد مربوط به خرید و اشتراک نشریات معتبر و اعلام نظر و صدور مجوز؛
  • بررسی نرم‌افزارهای مورد استفاده در کتابخا‌نه واحد‌های دانشگاهی؛
  • پایش و تحلیل آمار کتابخانه‌های دانشگاه؛
  • سیاست‌گذاری با هدف یکپارچه سازی منابع و خدمات کتابخانه‌ها؛ امانت بین کتابخانه‌‌ای و مدیریت سامانه یکپارچه کتابخانه دانشگاه؛
  • بازدید‌های دوره‌ای از کتابخانه‌ها؛
  • -هماهنگی در جهت بر‌گزاری کارگاه‌های علم اطلاعات، بخشنامه‌های مربوطه و دوره‌های دانش افزایی لازم؛
  • پاسخ‌گویی به مراجعین و واحد‌ها؛
  • انتشارات علمی
  • سیاست‌گذاری و تعیین خط مشی‌های لازم در خصوص انتشارات علمی و نشر کتاب در دانشگاه؛
  • باز‌نگری و به روز‌رسانی آیین‌نامه‌‌‌ها و مقرارت مربوط به چاپ کتاب بر اساس سیاست‌های دانشگاه؛
  • سیاستگذاری با هدف ایجاد سامانه کتاب و اطلاع‌رسانی از تازه‌های نشر و فروش به هنگام دانشگاهی و مدیریت سامانه؛
  • نظارت بر فعالیت‌های شورای انتشارات استان‌ها؛
  • نظارت بر امور نشر واحد‌های دانشگاهی که به عنوان ناشر فعالیت می‌نمایند؛
  • برگزاری، شرکت در شورای مرکزی انتشارات و تهیه صورتجلسه؛
  • پیگیری و مکاتبه درخصوص مصوبات جلسه شورای مرکزی انتشارات؛
  • نظارت و ارزیابی پیوسته عملکرد شورای انتشارات واحدها؛
  • پاسخگویی به مراجعین، تلفن‌ها و مکاتبات دریافتی درخصوص نشر و بررسی کتاب؛
  • برگزاری کارگاه‌های آموزشی در خصوص بخشنامه‌های مربوط به نشر و دوره‌های دانش افزایی لازم؛

۳-شرح وظایف اداره علم سنجی و تامین منابع الکترونیک

  • پایش مستمر تحولات بنیادین علم دنیا در حوزهای مختلف دانش؛
  • رصدوضعیت علمی، عملکرد و تاثیرگذاری استنادی دانشگاه آزاد اسلامی در پایگاه‌‌های استنادی Web of Science، Scopus و …؛
  • تعیین رتبه دانشگاه در مجامع بین‌المللی بر اساس نظام‌های رتبه‌بندی رایج و ارائه راهکار جهت تقویت آن
  • ثبت و به روز‌رسانی اطلاعات و داده‌های دانشگاه در نظام‌های بین المللی رتبه‌بندی دانشگاه‌ها؛
  • تعیین جایگاه اعضای هیات علمی دانشگاه در مجامع بین‌المللی از طریق راه اندازی سامانه علم‌سنجی یکپارچه؛
  • برگزاری کارگاه‌های آموزشی برای واحد‌ها و استان‌ها به منظور ارتقائ جایگاه دانشگاه؛
  • مدیریت و راهبری سامانه جهت ارزیابی واحدها و رتبه‌بندی اعضای هیات علمی، واحد‌ها و استان‌ها؛
  • بررسی عملکرد اعضای هیات علمی دانشگاه آزاد اسلامی بر اساس شاخص‌های مختلف علم‌سنجی و تعیین نویسندگان پرتولید، پراستناد؛
  • رصد مقالات پراستناد و برتر دانشگاه آزاد اسلامی در رشته‌های مختلف؛
  • بررسی و تحلیل همکاری‌های علمی ملی و بین‌المللی دانشگاه آزاد اسلامی و مطالعه تاثیر‌گذاری استنادی این همکاری‌ها (تعیین دانشگاه‌هایی که همکاری علمی با آن‌ها از بالاترین سطح کیفیت و اثرگذاری برخوردار بوده است)؛
  • بررسی کیفیت مجلاتی که پژوهشگران دانشگاه آزاد اسلامی مقالات خود را در آن مجلات منتشر کرده‌اند؛
  • ترسیم و مصور سازی نقشه های علمی دانشگاه آزاد اسلامی در سطح ملی و بین‌المللی؛
  • مصور سازی و تحلیل شبکه‌های همکاری علمی دانشگاه آزاد اسلامی؛
  • جمع آوری اخبار به روز علم‌سنجی مرتبط به دانشگاه آزاد اسلامی و اطلاع‌رسانی آن؛
  • تهیه گزارش‌های ماهانه و سالانه بر اساس تجزیه و تحلیل آماری بر روی یافته‌ها و شاخص‌های موردنظر؛
  • نیاز‌سنجی منابع الکترونیک و تعیین پایگاه‌های بین‌المللی مورد نیاز دانشگاه؛
  • ارتباط با ناشران بین‌‌‌المللی و مذاکره با آنها؛
  • اعلام منابع درخواستی،انعقاد قرارداد و نظارت بر حسن اجرای قرارداد؛
  • گزارش‌گیری از واحدها و تحلیل میزان استفاده از منابع؛
  • پی‌گیری پرداخت هزینه‌‌های مالی مرتبط؛

۴-شرح وظایف اداره همایش‌ها و کنگره‌ها

  • دریافت و بررسی درخواست‌های برگزاری کنگره با موضوع خاص از واحدهای دانشگاهی؛

اعطای مجوزهای لازم برای برگزاری همایش‌ها و کنفرانس‌ها به واحدهای دانشگاهی؛

  • برگزاری جلسات منظم با معاونت های موضوعی دانشگاه به منظور تبادل نظر در خصوص مسایل مربوط به همایش‌ها و کنگره‌ها؛
  • تهیه فرم‌های درخواست، گزارش و ارزیابی برگزاری کنفرانس؛
  • ارایه راهنمایی به واحدهای دانشگاهی به منظور تکمیل و ارسال فرم‌های مربوط به برگزاری همایش‌ها؛
  • ارایه مشاوره وانتقال تجارب به دبیرخانه همایش‌های واحدهای دانشگاهی؛
  • تدوین معیارها و استاندارهای ارزیابی و درجه بندی کیفی کنفرانس‌های برگزار شده در دانشگاه آزاد اسلامی؛
  • نظارت بربرگزاری و دریافت گزارش برگزاری همایش‌ها و کنفرانس‌های برگزار شده توسط دانشگاه آزاد اسلامی؛
  • ارزشیابی و درجه‌بندی همایش‌ها و کنگره‌های برگزار شده در سطح دانشگاه آزاد اسلامی؛
  • ایجاد هماهنگی‌های لازم در خصوص برگزاری بهینه سمینارها و کنگره‌های علمی با واحدهای دانشگاهی؛

بازدید از کنگره‌های برگزار شده در واحدهای دانشگاهی؛

  • پاسخگویی به مراجعین، تلفن‌ها و مکاتبات دریافتی درخصوص کنگره‌ها و همایش‌ها؛
  • ۵- شرح وظایف اداره پژوهانه
  • بررسی پرونده‌های درخواست اعتبار پژوهانه؛
  • تشکیل جلسات کارگروه تخصصی و تهیه صورتجلسه‌های مربوطه؛
  • انجام امور اجرایی مربوط به جلسات کارگروه (اعم از دعوت از اعضاء، هماهنگی جلسات و محاسبه حق الزحمه)؛
  • پیگیری و مکاتبه درخصوص مصوبات جلسات کارگروه تخصصی؛
  • محاسبه اعتبار پژوهانه اعضای هیأت علمی براساس ضوابط و آیین‌نامه‌های دانشگاه؛
  • ابلاغ اعتبار پژوهانه مصوب در کارگروه تخصصی به استان‌ها؛
  • نظارت بر عملکرد و اخذ گزارش نحوه تخصیص پژوهانه به اعضای هیأت علمی؛
  • بررسی گزارش هزینه کرد (فاکتورها و مستندات) پژوهانه؛
  • پاسخگویی به مراجعین، تلفن‌ها و مکاتبات دریافتی درخصوص پژوهانه اعضای هیأت علمی؛
  • بایگانی مدارک و مستندات؛
  • تهیه گزارش و آمار مربوط به پژوهانه اعضای هیأت علمی؛
  • برگزاری کارگاه‌های آموزشی و بازآموزی؛
  • بازدید از واحدها و کنترل عملکرد واحدها درخصوص پژوهانه اعضای هیأت علمی؛

۶-شرح وظایف اداره ارزیابی و تشویق مقاله

  • تهیه و به‌روزرسانی فهرست مجلات دارای ‌اعتبار و ارائه به واحدهای دانشگاهی (قابل استفاده درپرداخت جایزه، ارتقای مرتبه، تبدیل وضعیت، دریافت پژوهانه، صدور مجوز دفاع و تسویه دانشجو)؛
  • تهیه و به‌روزرسانی فهرست مجلات و انتشارات جعلی و بی‌اعتبار و ارائه به واحدهای دانشگاهی به منظور جلوگیری از انتشار مقالات در این مجلات؛
  • تهیه فایل‌های مربوط به شاخص‌های اعتبارسنجی مجلات (مانند JCR و JRK) و ارائه به واحدهای دانشگاهی جهت اعتبارسنجی مجلات به منظور پرداخت جایزه، ارتقای مرتبه، تبدیل وضعیت، دریافت پژوهانه، صدور مجوز دفاع و تسویه دانشجو؛
  • اعتبارسنجی و استعلام اعتبار مجلات مورددرخواست واحدها و ارسال آنها به داوران متخصص موضوعی؛
  • برگزاری جلسات کمیته اعتبارسنجی نشریات علمی به صورت مستمر و دوره‌ای و بررسی نهایی مجلات ارزیابی شده توسط داوران و متخصصان؛
  • تهیه فرم خام شناسایی مجلات بی‌اعتبار جهت دریافت موارد پیشنهادی از سوی واحدها؛
  • تهیه فرم خام گزارش تشویق مقاله با قابلیت شناسایی و عدم محاسبه مبلغ جایزه مقالات منتشرشده در مجلات بی‌اعتبار و جعلی و ارائه به واحدها برای افزایش سرعت و دقت در بررسی مقالات؛
  • نظارت و کنترل کیفی مقالات علمی (بررسی انطباق با آیین‌نامه‌ها، اعتبار مقالات و عدم هم‌پوشانی و سرقت علمی) با بررسی گزارش‌های تشویق سه ماهه ارایه شده توسط واحدها؛
  • ارسال موارد قابل اصلاح به واحدها، دریافت گزارش اصلاح‌شده و انجام ارزیابی‌های مجدد توسط کارشناسان تا زمان مطابقت کامل با آیین‌نامه‌های تشویق جهت صدور مجوز پرداخت جایزه مقاله؛
  • تهیه دستورالعمل و راهنمای تنظیم گزارش‌های تشویق مقالات و ارائه به واحدها؛
  • برگزاری کارگاه‌های آموزشی فرایند ارزیابی مقالات علمی با هدفارائه راهنمایی‌های لازم درخصوص فرایند اعتبارسنجی مجلات و شناسایی مجلات جعلی و بی‌اعتبار، چگونگی تنظیم فرم گزارش، مدارک موردنیاز و رفع ابهام‌ها درخصوص بخشنامه‌های تشویق مقالات؛
  • پاسخگویی به نامه‌ها، تماس‌ها و مراجعه‌های حضوری افراد و مسئولان واحدهای دانشگاهی و رفع ابهام‌ها آنها درخصوص آیین‌نامه‌های حوزه ارزیابی و تشویق مقالات؛
  • تهیه بانک اطلاعاتی آمار تعداد مقالات و مبلغ جایزه پرداخت شده به تفکیک واحدهای دانشگاهی به منظور انجام بررسی‌های موردی، تهیه گزارش‌های خاص در راستای کمک به تدوین استراتژی‌های کلان دانشگاه در حوزه امور پژوهشی؛
  • تعامل با اداره فناوری و ادارات مرتبط جهت تهیه و به‌روزرسانی سامانه ارزیابی و تشویق مقالات؛
  • اعلام عملکرد معاونان پژوهشی واحدهای دانشگاهی در زمینه ارزیابی و تشویق مقالات اعضای هیات علمی؛