دفتر ریاست و روابط عمومی

 

شرح وظایف دفتر ریاست و روابط عمومی

  • رئیس دفتر:
  • انجام امور اداری و دفتری رئیس پژوهشگاه در رابطه با ارتباطات داخلی، بین المللی و خارج از دانشگاه؛
  • نظارت و پیگیری اموری که از سوی رئیس پژوهشگاه ابلاغ گردیده است؛
  • تهیه و تنظیم صورتجلسات شوراها و کمیته هایی که در محدوده تشکیلات حوزه ریاست پژوهشگاه تشکیل می گردد؛
  • تنظیم قرار ملاقات های مراجعین با رئیس پژوهشگاه؛
  • نظارت بر امور داخلی دفتر و نیز تشریفات میهمانان رئیس پژوهشگاه؛
  • برنامه ریزی و نظارت جهت اجرای مصوبات؛
  • انجام هماهنگی های مربوط به جلسات و کمیسیون های پژوهشگاه.

 

  • کارشناس مسئول روابط عمومی:
  • تهیه و تدوین اخبار، بیانیه، جوابیه، اطلاعیه و… ارسال و پیگیری انعکاس آن در رسانه های دانشگاه آزاد اسلامی؛
  • پیگیری موارد انتشاراتی روابط عمومی پژوهشگاه نظیر بروشور، مجله، انواع لوح فشرده … ؛
  • پایش اخبار منتشر شده و مرتبط با پژوهشگاه در رسانه ها و تهیه بولتن روزانه در حوزه پژوهشگاه و شبکه آزمایشگاهی؛
  • ارتباط با همکاران درون سازمانی و کسب اطلاع از اخبار مرتبط با فعالیت و حوزه کاری همکاران؛
  • تهیه فیلم، عکس و گزارش خبری از مراسم ها و برنامه های پژوهشگاه و شبکه آزمایشگاهی دانشگاه.
  • کارشناس امور دفتری:
  • دریافت مکاتبات واحدهای دانشگاهی و ابلاغ کلیه مکاتبات، دستورات و پاسخ گویی به واحدهای دانشگاهی و یا مؤسسات و سازمانهای خارج از دانشگاه؛
  • ثبت نامه های دریافتی از مراجعین دفتر رئیس پژوهشگاه؛
  • ارسال و دریافت نمابرهای رئیس پژوهشگاه؛
  • نظارت بر ارسال دقیق و صحیح کلیه مکاتبات از سوی پژوهشگاه و شبکه آزمایشگاهی؛
  • تهیه گزارش های لازم و ارائه به مافوق؛
  • تفکیک و توزیع نامه ها جهت ارجاع به واحد اقدام کننده و پیگیری آن ها؛
  • انجام ارتباطات تلفنی و پیگیری های مرتبط.
  • پاسخگوئی به ارباب رجوع بر اساس مقررات مربوطه.